Sandum og omegn velforening org.nr 893 538 682
Styret
Styret, valgt på årsmøtet mars 2025
Ingunn Hylen Thomassen, leder, 1 år
Tomm Wilgaard Christiansen, nestleder,2 år
Tryggve Linder, styremedlem, 1 år
Knut Haslund, styremedlem, 2 år
Trine Helga Dalsmo, økonomiansvarlig, 2 år
Siv Jensen, Leder huskomiteen og driftsansvarlig Flademoen.
Sandum og omegn velforening ledes av et styre, årsmøtet holdes i første kvartal hvert år.
Kontakt oss på ingunn@trafoarkitektur.no
VEDTEKTER
VEDTEKTER Sandum og Omegn Vel – stiftet 16.mars 1962
(Vedtektene er revidert på årsmøtene 1988, 2009, 2010, 2011 og 2023.)
1. FORMÅL
1.1 Sandum og omegn velforening skal på beste måtte ta seg av felles oppgaver i området foreningen dekker.
1.2 Sandum og omegn velforening er eier og hjemmelshaver av eiendommen Stenhaven, gnr. 216, bnr 38 med Flademoen kretslokale, slik det står i tinglyst skjøte av 18.mars 1997.
1.3 Blir foreningen besluttet oppløst, skal foreningens midler benyttes etter lagets formål. 1.4 Styret har drifts- og utleieansvar for eiendommen med egne utleieregler.
2. MEDLEMMER
2.1 Som medlemmer kan opptas beboere på «utsia», Flangeborg til Hefte, Hove til Bjelland.
2.2 Foreningen har to medlemskap: enkeltmedlem og husstand, disse må ha betalt gjeldende kontingent fastsatt av årsmøtet.
2.3 På årsmøter og medlemsmøter stemmer enkeltmedlem med en stemme. Husstand kan stemme med to stemmer om det er to fra husstanden til stede, eller om en fra husstanden har med skriftlig fullmakt fra den andre.
3. STYRET OG KOMITEER
3.1 Sandum og omegn velforening ledes av et styre som består av leder og fire – 4 – medlemmer.
3.2 Foreningens styrerepresentanter velges på årsmøtet.
3.3 Årsmøtet velger leder, nestleder og økonomiansvarlig, ellers konstituerer styret seg selv. Styret oppretter komiteer etter behov og utpeker leder av disse, for øvrig fornyer og konstituerer komiteene seg selv.
3.4 Styret skal sørge for at komiteene har arbeidsinstruks.
3.5 Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten er til stede. Avgjørelser fattes med simpelt flertall. Ved stemmelikhet avgjør leders stemme.
3.6 Styret skriver protokoll.
3.7 Foreningens regnskap og budsjett skal være godkjent av revisor.
4. ÅRSMØTET
4.1 Årsmøtet holdes etter gjeldende regler for foreninger/lag, Sandum og omegn velforening holder årsmøtet før 1. mai hvert år.
4.2 På årsmøtet behandles styrets årsberetning og regnskap.
4.3 Årsmøtet velger til sammen fem – 5 – medlemmer til styret, leder og fire – 4 – medlemmer, herunder nestleder og økonomiansvarlig. Alle velges for to år. Årsmøtet velger to – 2 – medlemmer til Bryggestyret. Årsmøtet velger revisor.
–
4.4 Årsmøtet velger valgkomite med to – 2- medlemmer, velges for to år.
4.5 Når minst 2/3 av medlemmene krever det, skal styret kalle inn til ekstraordinært årsmøte.
4.6 Årsmøtet skal kunngjøres minst 14 dager før, med saksliste og eventuelle forslag til vedtektsendringer.
4.7 Årsmøtet kan endre vedtektene ved flertall på minst to tredeler – 2/3 – av møtet.
5. MEDLEMSMØTER
5.1 Det holdes medlemsmøte etter behov, eller når minst 30 av medlemmene ber om det.
5.2 Møtene innkalles av styret.
5.3 På medlemsmøter avgjøres saker ved simpelt flertall. Hvis medlemmer ber om det, holdes skriftlig avstemning.
6. VALGKOMITE
6.1 Sandum og omegn velforening har valgkomité som består av to av foreningens medlemmer. Styret har ansvaret for valgkomiteen.
6.2 Valgkomiteen foreslår medlemmer til styret, herunder leder, nestleder og økonomiansvarlig. Disse sendes styreleder minst 20 dager før årsmøtet.
7. KONTINGENT
7.1 Årsmøtet vedtar kontingent for kommende periode, enkeltmedlem og husstandsmedlem.
7.2 Kontingenten betales hvert år innen 1. juli.
7.3 De medlemmer som har betalt kontingent, har stemmerett
Ansvar og oppgaver i Sandum og omegn velforening
Utleieansvarlig
Utleieansvarlig har ansvar for å ta imot bestillinger og tilrettelegge for utleie av
Flademoen. Liste over utleie sendes fortløpende til styreleder og økonomiansvarlig. Listen danner grunnlag for utfakturering. Feil og mangler på Flademoen meldes til leder. Utleieansvarlig har også ansvar for rengjøring og gressklipping.
Huskomite
Komiteen har ansvar for drift og vedlikehold av eiendommen Stenhaven med
bygninger og løsøre, herunder oppfølging av internkontrollforskriften ihht egen
systembeskrivelse.
Renhold utføres ihht egen instruks og avtale inngått av styret.
Plenklipp og slått av kantene rundt, samt snøbrøyting er betalt arbeide ihht
avtaler inngått av styret.
Dugnader Oppgaver egnet for det utføres på dugnad.
Styret og/eller huskomiteen innkaller foreningens medlemmer ved behov. Huskomiteens leder sitter i styret, eller arbeider nært styret,
Arrangementskomite
Arrangementskomiteen har ansvar for tilstelninger i velforeningens regi til beste
for Sandum og omegn velforenings økonomi.
Dette innebærer innkjøp av mat og utstyr, planlegging og gjennomføring av
arrangementet.
Komiteens leder henter inn medlemmer og delegerer nødvendig arbeid.
Arrangementskomiteens leder sitter i styret, eller arbeider nært styret.
Valgkomite
Valgkomiteen kommer med forslag til nye medlemmer av styret, jfr
velforeningens vedtekter.
Valgkomiteen arbeider tett med styret gjennom året. Styret varsler komiteen så
tidlig som mulig om behovet for nye medlemmer, senest seks uker før årsmøtet.
Styreleder
Styreleder innkaller til møter med dagsorden.
Styreleder representerer velforeningen eksternt og har alle velforeningens
fullmakter.
Utgifter over kr 5.000 skal godkjennes av styreleder før arbeidet bestilles.
Styreleder er administrator på Facebook-siden og nettsiden Flademoen.no.
Styreleder samarbeider tett med nestleder og delegerer etter behov. Nestleder
har ansvar for velforeningens vedtekter og retningslinjer.
Økonomiansvarlig
Økonomiansvarlig har ansvar for betaling av lønn, regninger, fakturering ved
utleie og føring av regnskap.
Økonomiansvarlig lager budsjett som framlegges på årsmøtet sammen med
årsregnskap. Dette regnskap godkjennes av revisor, jfr velforeningens
vedtekter.
Økonomiansvarlig delegerer oppgaver slik styret bestemmer.
Regnskapsarbeider kan leies inn, etter avtale slik styret bestemmer.
Økonomiansvarlig sitter i styret.